Iro Kaese, den 10.07.2013 (Letztes Update: 10.07.2013)

Praktische und effiziente Helfer für das Business Card-Management unter OS X

Egal ob in Meetings, Geschäftsessen, Messen oder spontanen Treffen auf Partys oder bei anderen Freizeitangelegenheiten, Kontakte werden überall geknüpft. Meist sind die Gesprächspartner tief ins Gespräch vertieft, erste Ideen werden ausgetauscht, man möchte sich wiedersehen. Am besten finktioniert das auch heute noch mit dem Austausch der Kontaktdaten per Visitenkarte. Natürlich können die Daten von E-Mail oder Telefonnummer auch schnell auf dem iPhone gespeichert werden, oftmals reißt aber genau dann der Gesprächsfaden, wenn man damit beschäftigt ist, sich auf Ziffern und Buchstaben konzentrieren zu müssen. Deshalb gilt auch heute noch, genauso wie vor dem Zeitalter der Smartphones, wirklich smart kommen nur die Visitenkarten. Außerdem haben die kleinen Kärtchen wirklich etwas Besonderes. Obwohl auf den genormten DIN-Formaten nur ein sehr begrenzter Platz zur Informationsübermittlung vorhanden ist, trägt die kleine Karte doch vielmehr als nur den Namen von irgendjemandem. Im Idealfall führt die Visitenkarte zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

Das Problem der heutigen Zeit ist viel mehr das Kontaktmanagement. Was meistens wirklich fehlt, ist die Übersicht und die Zeit sich um all die Namen zu kümmern. Das fängt bei der Kategorisierung an und endet bei der Ablage der vielen Kontakte. Mehr noch, natürlich möchte ein erfolgreich agierender Geschäftsmensch, seine Kontakte auch immer dann zur Hand haben, wenn er die entsprechenden Informationen auch benötigt. Das kann mitunter entscheidend für den erfolgreichen Geschäftsabschluss sein. Niemand möchte heute noch ein Arsenal von Visitenkarten bei sich tragen und in einem Etui sammeln. Viel effizienter gelingt das inzwischen mit der Hilfe von Scannern, die sämtliche wichtigen Daten in eine Datenbank transferieren und weiterverarbeiten können. Von dort gibt es vielfältige Möglichkeiten, wie die Synchronisierung mit bestehenden Kontakten oder die Neuanlage. Gerade dort wo es sehr effizient zugehen muss, rentieren sich diese Scanner, von denen es die folgenden Modelle in unsere Auswahl geschafft haben. Mit diesen Scannern gerät die sonst nervige Organisation endlich wieder zu einer angenehmen und äußerst produktiven Angelegenheit.81g1cfEHBfL._SL1500_

IRISCard Anywhere 5

Das kleine Scannermodul ist im Betrieb noch nicht einmal auf eine direkte Mac-Anbindung angewiesen. Das gilt auch für die Stromzufuhr. Dank eingebautem Akku ist der IRISCard Anywhere 5 die perfekte mobile Lösung, wenn die Visitenkarten auch von unterwegs digitalisiert werden sollen. Das Speichern der Daten erfolgt über das Format JPEG und kann entweder über den internen Speicher (512MB), über SD-Karte (Gutschein liegt dem Produkt bei) oder USB Stick erfolgen. Der eigentliche Scanvorgang erfolgt dann sehr schnell. Das Gerät schafft ein Volumen bis zu 800 Karten in der Stunde, damit werden auch große Massen an bestehenden Visitenkarten ganz flott in das neue Kontaktdaten-Archiv eingefügt. Der Scanner kommt mit einer eigenen Software, Cardiris 5. Diese erkennt Angaben aus 218 Ländern beziehungsweise Visitenkarten Benutzeroberflächen in 19 Sprachen. Der Output der Kontaktdaten kann dann in unterschiedliche Programme erfolgen. Dazugehören: MS Outlook-Adress Book (Mac), Sage Act!, Google Contacts, MS Excel, MS Dynamics CRM, Sales Forrce.

Das handliche und überaus effektive Modul, samt Software gibt es bei Amazon unter dem folgenden Link.(Amazon Link)51iIOeOoV1S._SL1097_

PMR Penpower Worldcard Ultra Visitenkartenscanner

Auf den ersten Blick erinnert der kleine Kasten irgendwie an einen Fahrkartenstempelautomat von vor 20 Jahren. In dieser Zeit mussten Fahrgäste in Bussen oder Straßenbahnen ihre Fahrkarten noch selbst abstempeln. Also wenn es nun rein um nostalgische Werte gehen würde, dürfte der kleine Visitenkartenscanner durchaus als Favorit durchgehen. Aber auch die Funktionen und die Handhabung des Scanners können überzeugen. Zwar kann der Scanner nicht vollautomatisch und mit Mehrfach-Einzug glänzen, dafür geschieht die Handhabung per manueller Kartenzuführung auf der Vorderseite des Gerätes schnell und unkompliziert. Der Scanner, der per USB an Mac- oder Windowsrechner angeschlossen wird, überträgt die aufgenommenen Daten, zu Applikationen wie Outlook, Outlook Express, Lotus Notes, Palm, Windows Mobile und anderer PIM-Software . Der Export nach Excel und Access ist ebenfalls möglich. Für die Datenerkennung scannt der PMR Penpower Worldcard Ultra Visitenkartenscanner in einer Auflösung von 600 DPI und erkennt Daten in 18 Sprachen inklusive 65000 Unterkategorien.(Amazon Link)81P71NdGe8L._SL1500_

Fujitsu SnapScan iX500

Hochpreisig aber multifunktional geht es weiter mit dem SnapScan iX500 von Fujitsu. Wer für seinen OS X Arbeitsplatz einen Scanner benötigt der nicht nur Visitenkarten, sondern auch andere Formate einscannt, bekommt mit diesem Modell wohl die absolute All-in-one-Lösung präsentiert. Der Scanner beherrscht Duplex Scan und erstellt aus dem Datenmaterial durchsuchbare PDF Dateien. Von Kleinformaten wie Visitenkarten bis hin zu DIN A3 Papieren wird dank Software alles erkannt und automatisch angepasst, bzw. zugeschnitten. Wer gleich mehrseitige Dokumente scannen möchte, kann dies bis zu 50 Seiten vollautomatisch geschehen lassen. Dabei werden Leerseiten erkannt, Selbiges gilt für Farb- oder Schwarz-Weiß-Dokumente. Mit einer Geschwindigkeit von bis zu 25 Seiten in der Minute gelingt die Archivierung äußerst flott. Während bei Dokumenten wie Briefen oder anderem Schriftverkehr die Archivierung per PDF sinnvoll ist, kann die Software bei Visitenkarten das Format erkennen und daraus eine entsprechende Kontaktdatendatei (vCard) generieren. Praktisch, die erstellten Dateien lasen sich sogar direkt in Online Speicher wie Dropbox weiterleiten. Normalerweise wird bei der Erstellung von PDF-Dateien die Schrift nicht als Text erkannt, beziehungsweise können die Textinhalte nicht weiterverwendet werden. Die Software auf OCR Basis erkennt hier die Schrift und bettet diese auch in die Datei mit ein. Damit lässt sich auch nach der Archivierung bequem nach Textinhalten suchen und entsprechende Dokumente auswählen. Auch bei der Dateibenennung lassen sich die erstellten Files einfach einem Index zu ordnen und automatische Regeln erstellen, wie zum Beispiel die Ablage in einzelnen Monatsordnern. Auch der Anschluss der Peripherie ist der Zeit angepasst. Der SnapScan iX500 verfügt über W-Lan und USB 3 Anschluss.(Amazon Link)

Fazit

Mit den ersten beiden Geräten gelingt die Digitalisierung von Visitenkarten auch mobil recht einfach. Damit sind die Scanner funktional und sind perfekt für den eigentlichen Zweck gebunden. Wer nebenbei aber auch nach einer Komplettlösung für die Digitalisierung und Archivierung seiner Papierhaften Geschäftsdokumente sucht, der findet im letzten Modell, dem Fujitsu SnapScan iX500 ein effektives Gerät, das die mehrseitige PDF-Erstellung wie auch Kontaktdatenverarbeitung ermöglicht.

Bildquelle: Amazon.de

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